TRAINING KP4D Tanggal 4 - 5 Agustus 2007

PROSES DAN PENGELOLAAN PELATIHAN

Proses training ini difasilitasi oleh Mussanurvan (Ivan) dan Abdul Munir dari BDSP. Fasilitator menawarkan materi pelatihan, mencakup: analisis sosial dan keberadaan organisasi, pembuatan proposal, analisis anggaran dan menggalang sumberdaya, monitoring dan evaluasi. Metode yang digunakan, yakni: presentasi, brain storming, diskusi kelompok dan tanya jawab untuk mendapat umpan balik, serta berbagai alat bantu, seperti: overhead projector, papan tulis, flipchart, dan lain-lain.

Pembukaan Training dilakukan oleh Bapak Amirullah dari Direktorat Prakarsa Pembangunan Partisipatif BRR Aceh - Nias. Pada hari pertama, fasilitator mengajak peserta melakukan Analisis Sosial (Ansos), sebagai tahapan penting untuk tujuan menemukan relasi-relasi sosial yang terjadi di balik suatu gejala, peristiwa, atau masalah tertentu. Kegunaan Ansos untuk dapat mengetahui intervensi social apa yang akan dilakukan dalam mengatasi permasalahan. Hal yang dilakukan dalam Ansos, adalah memetakan permasalahan yang terjadi, memetakan berbagai pihak yang terlibat dalam peristiwa tersebut, memetakan profile atau karakteristik dari masing-masing pihak yang terlibatm memetakan posisi dari setiap pihak yang terlibat terhadap permasalahan yang mereka hadapi bersama, memetakan penyelesaian masalah dari sudut pandang pihak-pihak yang terlibat dalam masalah tersebut. Dalam memilah masalah sosial harus melihat secara keluasan/keseluruhan, Kedalaman untuk memahami dasar masalah, kecenderungan untuk mengetahui masalah apa yang saat ini sedang popular, menganalisa masalah sosial dan dampak jangka panjang (negatif atau positif), penyebab, pelaku/korban dan nilai yang berkembang.

Keberadaan organisasi, visi, misi, nilai dari lembaga dan struktur organisasi, sangat terkait dengan bacaan dan analisis social yang kita lakukan, yakni: sejauhmana keterkaitan organisasi dengan masalah social dan menjadi focus perhatian kita. Organisasi mengharapkan aspirasi masyarakat terhadap kondisi ideal yang diharapkan dapat terpenuhi. Dari kondisi ideal dan korban akan tercipta visi suatu organisasi. Dari solusi ideal dan pelaku akan tercipta misi suatu organisasi. Dari nilai dominan yang timbul akan tercipta nilai.

Fasilitator menyampaikan pengetahuan dasar tentang pembuatan proposal, yakni mengawali dengan penilaian kebutuhan yang bertujuan untuk memahami permasalahan (kemendesakan, kecenderungan dan kemandegan) dan untuk mengumpulkan data-data dasar. Tetapkan satu masalah inti untuk membantu anda melakukan analisis-analisis sebab akibat selanjutnya, analisis tujuan atau pemecahan masalah. Buatlah pernyataan positif dari semua pernyataan negatif dalam analisis masalah, tambahkan tindakan-tindakan baru yang akan dihasilkan. Misalnya, dalam advokasi: “Partisipasi masyarakat dalam monitoring dana publik rendah.” Alternatif untuk menetapkan strategi intervensi yang akan dilakukan lembaga sesuai kemampuan sumberdaya yang dimiliki.

Pembuatan proposal memerlukan kerangka berpikir atau disebut Logical Framework (Logframe) sebagai alat bantu untuk mengembangkan strategi intervensi menjadi desain proyek yang operasional. Di dalam logframe terdapat: Tujuan akhir yang akan dicapai (goal); Tujuan antara yang akan dicapai (purpose); Tindakan yang perlu dilaksanakan; Indikator & alat verifikasi untuk monitoring & evaluasi; Asumsi atau resiko yang perlu diperhatikan.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam menulis proposal: Relevan dengan fokus program dan masalah social; Logis: kaitan yang jelas antara masalah, intervensi, dan kegiatan; Singkat: lembaga donor tidak banyak waktu untuk membaca semua proposal; Informatif: masalah sosial, tujuan, strategi, kegiatan, biaya, timeframe, monitoring-evaluasi; Sertakan tool atau lampiran yang sesuai: logframe, pengalaman proyek yang serupa, pengenalan ringkas lembaga, dan sebagainya.

Anggaran merupakan ungkapan sikap bertanggungjawab dan keterbukaan sebuah organisasi dengan kegiatannya. Penyusunan anggaran dalam periode tertentu yang disusun berdasarkan pengalaman pada periode sebelumnya atau untuk periode yang akan datang dan berdasarkan kemampuan ekonomis saat ini. Managemen pembiayaan terdiri dari: (a) Biaya Program, yang mencakup biaya operasional dan biaya personil; serta (b) Biaya Investasi. Adapun strategi mobilisasi dana, yakni: 1. Kapitalisasi sumber daya non uang; 2. Mengembangkan sumber dana sendiri; 3. Mengakses Sumber Dana. Hal yang perlu dalam mobilisasi dana, bahwa lembaga perlu mengupayakan sumber dana berasal dari beberapa sumber sekaligus. Semakin banyak sumber semakin baik.

Dalam penggalangan sumberdaya dan pendanaan adalah penting untuk menarik perhatian public, misalnya: dengan merekrut dan melibatkan “orang besar”, melaksanakan kegiatan yang tidak biasa dan menarik perhatian public, memastikan semua kegiatan lembaga diketahui oleh publik (mass media, public relation). Hal ini dikarenakan, kemauan orang dan lembaga memberikan dana dikarenakan pengalaman dan kesan pribadi/ lembaga dana terhadap masalah sosial yang menjadi fokus lembaga, atau karena pengaruh opini publik (publisitas), orang menyumbang saat momen khusus (ulang tahun, bencana, dan sebagainya), menyumbang karena image dan track record.

MONITORING DAN EVALUASI

Pada hari kedua, dibahas topik monitoring dan evaluasi (Monev) yang merupakan alat manajemen internal untuk mengontrol proses dan kinerja organisasi dan program. Monitoring adalah kegiatan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi dari kemajuan proyek yang dilakukan secara berkala, yang tujuannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu proyek atau organisasi dan dapat menjadi lebih bertanggungjawab, serta efektif dalam mengambil keputusan. Monitoring dilakukan berdasarkan pada target dan rencana pada saat perencanaan. Sedangkan evaluasi adalah untuk melakukan penilaian, pemeriksaan dan membandingkan realisasi kegiatan dengan target rencana yang dibuat. Sifat evaluasi lebih khusus yang dilakukan secara berkala saat proyek sedang dan setelah adanya kegiatan, dilakukan dengan alat dan ukuran keberhasilan dan kegagalan, capaian tertentu dan dampak dari proyek. Evaluasi dapat menunjukkan efektivitas, efisiensi dan dampak pelaksanaan proyek. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan oleh staf proyek maupun pihak-pihak yang terkait, masyarakat dan kadang–kadang dengan batuan tim dari luar.

Selain metode Monev yang konvensional, terdapat pula metode Monitoring dan Evaluasi Partisipatif (MEP), yang melibatkan banyak pihak terkait dalam proyek untuk melakukan monev. MEP bertujuan untuk meningkatkan rasa kepemilikan & tanggung jawab, peningkatan kapasitas untuk merencanakan, mengambil keputusan, bertindak, dan melanjutkan kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. Proses MEP harus didesain sederhana, terbuka, fleksibel menyesuaikan dengan konteks lokal & perubahan lingkungan. Secara spesifik MEP akan memampukan komunitas untuk: Menentukan apa yang mereka perlu capai; Merefleksikan apa yang mereka miliki (asset) & sejauh mana pemanfaatannya; Mengetahui tindakan apa yang perlu diambil; Menentukan perubahan apa yang harus terjadi.

EVALUASI DAN HARAPAN DI MASA DATANG

1. Proses pelatihan dapat berlangsung stabil, akan tetapi dalam pelatihan terdapat kekurangan alat pendukung, seperti tidak adanya peralatan komputer yang memadai untuk menjadi alat peserta dalam menyusun proposal dan mempresentasikan hasilnya.
2. Peserta berharap adanya pelatihan serupa dapat diberikan secara khusus di daerah Merek (Pidie) dengan waktu yang cukup hingga dapat langsung menghasilkan Proposal Perencanaan Gampong dan dapat diterapkan.
3. Peserta juga meminta pelatihan dengan materi Pemberdayaan Ekonomi Micro.
4. Peserta meminta BRR segera dapat membantu hibah komputer bagi KP4D guna melancarkan Proses Pembuatan Perencanaan Gampong dan pendataan berbagai perkembangan sosial yang terjadi di gampong.